1. Kto jest administratorem danych
Seatalia (seatalia.com) jest prowadzona przez [A PREENCHER: denominação social], o numerze identyfikacji podatkowej [A PREENCHER: NIF], z siedzibą pod adresem [A PREENCHER: morada da sede] ([A PREENCHER: país da sede]). Jesteśmy administratorem danych dotyczących konta Użytkownika, płatności i korzystania z serwisu.
W sprawach dotyczących prywatności prosimy pisać na adres privacy@seatalia.com. W sprawach pomocy technicznej: support@seatalia.com.
Gdy lokal, firma cateringowa, planner, przedsiębiorstwo lub stowarzyszenie korzysta z Seatalia do zorganizowania wydarzenia, to ten klient jest administratorem danych gości, a my jesteśmy jego podmiotem przetwarzającym. Wyjaśnia to umowa powierzenia przetwarzania danych.
2. Rola Użytkownika i nasza
Jeśli Użytkownik korzysta z Seatalia do zorganizowania własnego wydarzenia lub wydarzenia rodzinnego, takiego jak wesele, chrzciny czy komunia, przetwarza dane gości wyłącznie w celach osobistych lub domowych, a RODO nie ma zastosowania do tej działalności. Ma ono zastosowanie do nas, jako dostawcy środków, dlatego dane gości przetwarzamy z takimi samymi gwarancjami prywatności.
Jeśli Użytkownik korzysta z Seatalia w ramach działalności zawodowej lub organizacji, to on jest administratorem danych gości: potrzebuje podstawy prawnej do ich przetwarzania, powinien poinformować gości i wprowadzać wyłącznie te dane, które są mu potrzebne.
3. Jakie dane zbieramy i po co
Zbieramy minimum niezbędne. Nie zbieramy danych z mediów społecznościowych, danych o lokalizacji ani kontaktów z telefonu Użytkownika.
| Kategoria | Dane | Cel |
|---|---|---|
| Konto | E-mail, imię i nazwisko (opcjonalnie), język, waluta oraz wybór dotyczący e-maili ze wskazówkami. Wraz z sesją zapisujemy także adres IP i przeglądarkę | Założenie konta, logowanie bez hasła, ochrona konta i komunikacja z Użytkownikiem |
| Wydarzenia | Nazwa, rodzaj, data, miejsce, język i przybliżona liczba gości | Przygotowanie planu, obliczenie terminu automatycznego usunięcia i wysyłanie przypomnień |
| Goście | Imię, nazwisko (opcjonalnie), rodzina, grupa, dorosły lub dziecko, danie, etykiety diet lub alergii oraz opcjonalna notatka. E-mail i telefon tylko wtedy, gdy zostaną wpisane przez Użytkownika lub podane przez gościa w RSVP | Rozsadzanie gości, generowanie eksportów i zestawień dla cateringu |
| Plan | Stoły, sale, reguły „razem” i „osobno” oraz prywatne notatki do reguł | Automatyczne rozsadzanie, ostrzeżenia o konfliktach i eksporty |
| Płatności | Zakupiony plan, kwota, waluta, data i identyfikator klienta w Stripe. Dane karty pozostają w Stripe i nigdy nie przechodzą przez nasze serwery | Udostępnienie płatnych funkcji, wystawianie faktur i wypełnianie obowiązków podatkowych |
| Strona QR i RSVP | Dzienne liczby odwiedzin i wyszukiwań, bez identyfikowania gości | Pokazanie Użytkownikowi, ile razy strona została otwarta, i ochrona usługi przed nadużyciami |
| Powiadomienia i e-maile | Identyfikator urządzenia dla powiadomień (tylko jeśli Użytkownik je włączy), preferencje oraz rejestr rodzaju i statusu wysłanych e-maili, bez ich treści | Wysyłanie powiadomień i unikanie dwukrotnego wysłania tej samej wiadomości |
| Pomoc i opinie | Wiadomości, które Użytkownik nam wyśle, oraz odpowiedź na pytanie „co powstrzymało Cię przed zakupem?”, jeśli Użytkownik na nie odpowie | Odpowiadanie i ulepszanie produktu |
| Statystyki użytkowania | Zdarzenia użytkowania (na przykład „wydarzenie utworzone”) i losowy identyfikator. Nigdy imiona i nazwiska, e-maile, dania ani diety. Bez zgody PostHog działa wyłącznie w pamięci: nie zapisuje niczego na urządzeniu i nie rozpoznaje Użytkownika między kolejnymi wizytami | Zrozumienie, co działa, a co nie |
| Asystent AI (opcjonalnie) | To, co Użytkownik pisze do asystenta, oraz anonimowe podsumowanie planu, z kodami zamiast imion i nazwisk (bez e-maili, telefonów, wieku ani prywatnych notatek). Zapisujemy wyłącznie liczbę wiadomości, tokeny i koszt, nigdy rozmowy | Pomoc w tworzeniu stołów i rozsadzaniu gości, tylko jeśli Użytkownik ją włączy |
| Lokalizacja wydarzenia (opcjonalnie) | Miejsce, które zaznaczasz na mapie (współrzędne, nazwa i adres), oraz tekst, który wpisujesz w wyszukiwarce adresów. Wyszukiwanie i adres punktu przechodzą przez nasze serwery do OpenStreetMap, bez Twojego konta, bez plików cookie i bez Twojego adresu IP, a my nie zapisujemy tego, czego szukasz. Mapę w tle pobiera Twoja przeglądarka z OpenFreeMap, który otrzymuje Twój adres IP i oglądany obszar | Pokazanie miejsca na mapie i przekazanie gościom linków, by dotarli na wydarzenie, tylko jeśli używasz opcji „Ustaw na mapie” i wybierzesz jego pokazywanie |
4. Diety i alergie
Diety i alergie mogą stanowić dane dotyczące zdrowia, a w przypadku menu halal lub koszernego mogą ujawniać przekonania religijne. Są to dane szczególnie chronione na mocy art. 9 RODO i przetwarzamy je ze szczególną starannością.
Używamy prostych etykiet (na przykład „bez glutenu”). Notatka o diecie jest opcjonalna i opatrzona ostrzeżeniem. Nie ma żadnego pola dotyczącego religii. Notatki o dietach są szyfrowane pole po polu w bazie danych. Nigdy nie pojawiają się na stronie QR ani w statystykach. Trafiają do cateringu tylko wtedy, gdy Użytkownik zdecyduje się wyeksportować zestawienia.
Jeśli Użytkownik jest firmą lub plannerem, powinien rejestrować te dane tylko wtedy, gdy catering ich potrzebuje, i informować o tym gości.
5. Podstawy prawne
Dane przetwarzamy na podstawie:
- Wykonania umowy: prowadzenie konta, planu i zakupów.
- Obowiązku prawnego: przechowywanie faktur i dokumentów podatkowych przez okres wymagany prawem.
- Prawnie uzasadnionego interesu: bezpieczeństwo, zapobieganie nadużyciom, limity żądań, anonimowe liczniki strony QR, statystyki produktu bez plików cookie (PostHog w pamięci) oraz przypomnienia związane z wydarzeniem Użytkownika, takie jak powiadomienie o usunięciu danych lub o kodzie QR.
- Zgody: statystyki z identyfikatorem zapisanym na urządzeniu Użytkownika (Google Analytics i PostHog z plikami cookie), e-maile ze wskazówkami i nowościami, powiadomienia w przeglądarce oraz, gdy ma to zastosowanie, diety i alergie, które sami goście podają w RSVP. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie, co nie wpływa na przetwarzanie dokonane wcześniej.
- Zgody: asystent AI, który otrzymuje dane z planu dopiero po wyrażeniu zgody przy pierwszym użyciu; zgodę można wycofać w dowolnym momencie.
6. E-maile, które wysyłamy
E-maile dotyczące konta i płatności (link do logowania, potwierdzenia, ostrzeżenia o usunięciu) przychodzą zawsze. Przypomnienia związane z wydarzeniem Użytkownika oraz jednorazowe pytanie „co powstrzymało Cię przed zakupem?” można wyłączyć na koncie albo za pomocą linku w samej wiadomości.
E-maile ze wskazówkami i nowościami przychodzą tylko wtedy, gdy Użytkownik wyrazi zgodę w polu, które domyślnie jest odznaczone. Wysyłamy najwyżej jeden tygodniowo, a zrezygnować można jednym kliknięciem. Linki do logowania nie mają śledzenia otwarć ani kliknięć.
7. Jak długo przechowujemy dane
Dane przechowujemy tylko tak długo, jak to konieczne:
- Wydarzenia z datą: usuwamy gości, reguły, notatki, wersje i stronę QR 90 dni po dacie wydarzenia. Powiadamiamy e-mailem 30 i 7 dni wcześniej, z linkiem umożliwiającym wyeksportowanie wszystkiego. Zostaje tylko minimalny zapis (wydarzenie, data i zakupiony plan) do celów rozliczeniowych.
- Wydarzenia bez daty: usuwamy po 12 miesiącach bez aktywności, po wcześniejszym powiadomieniu.
- Anonimowe szkice: pozostają tylko w przeglądarce Użytkownika. Nic nie trafia na nasze serwery, dopóki Użytkownik nie zapisze planu za pomocą swojego e-maila.
- Strona QR: domyślnie przestaje działać 7 dni po wydarzeniu. Można ją wyłączyć wcześniej lub wydłużyć ten okres do 30 dni.
- Konto: do czasu jego usunięcia. Usuwając konto, usuwamy wszystko, co Użytkownik utworzył, z wyjątkiem faktur, które są przechowywane przez okres wymagany prawem.
- Sesje: 30 dni na urządzenie, odnawiane w miarę korzystania. Linki do logowania są ważne 15 minut i można ich użyć tylko raz.
- Kopie zapasowe: 30 dni. To, co Użytkownik usunie, znika także z kopii zapasowych po upływie tego okresu.
8. Strony dla gości (QR i RSVP)
Strona „Znajdź swoje miejsce” pokazuje wyłącznie imię i stół (oraz inicjał nazwiska, jeśli organizator go włączy), po wpisaniu przez gościa co najmniej trzech liter imienia, z maksymalnie pięcioma wynikami. Nigdy nie pokazuje pełnych nazwisk, dań, diet, reguł ani notatek i nigdy nie wyświetla listy wszystkich gości.
Te strony nie są indeksowane przez wyszukiwarki, nie używają śledzących plików cookie ani reklam i nie ładują Google Analytics ani PostHog w przeglądarce gościa. Odwiedziny liczymy po stronie serwera, bez identyfikowania kogokolwiek. Obowiązują limity żądań, aby nikt nie próbował wyświetlić listy gości.
Na stronie RSVP gość może podać danie i alergie. Wcześniej wyjaśniamy, do czego służą i kiedy są usuwane, oraz prosimy o zgodę.
11. Przekazywanie danych poza UE
Hosting i kopie zapasowe znajdują się w UE. Niektóre podmioty przetwarzające, takie jak Google (powiadomienia i statystyki, jeśli są włączone) i Stripe (płatności), mogą przetwarzać dane w Stanach Zjednoczonych lub w innych krajach spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego. W takich przypadkach wymagamy odpowiednich zabezpieczeń, w szczególności standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską.
Aby otrzymać kopię tych zabezpieczeń, prosimy pisać na adres privacy@seatalia.com.
12. Prawa Użytkownika
Użytkownik ma prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia oraz sprzeciwu, a także może w dowolnym momencie wycofać zgodę. Nie podejmujemy decyzji wywołujących skutki prawne wyłącznie na podstawie zautomatyzowanego przetwarzania: automatyczne rozsadzanie to narzędzie, które Użytkownik kontroluje i może cofnąć.
Większość spraw można załatwić samodzielnie, w dowolnym momencie:
- W „Moje konto”: zmiana imienia i nazwiska, języka i waluty oraz włączanie lub wyłączanie e-maili ze wskazówkami.
- W edytorze, w sekcji „Eksport”: pobranie listy gości w CSV, w każdym planie, bezpłatnie (przenoszenie danych).
- W „Moje wydarzenia”: usunięcie wydarzenia, jednym kliknięciem i potwierdzeniem, ze skutkiem natychmiastowym.
- W „Moje konto”: usunięcie konta, co usuwa wszystko, co Użytkownik utworzył (faktury są przechowywane przez okres wymagany prawem).
W każdej innej sprawie prosimy pisać na adres privacy@seatalia.com. Odpowiadamy najpóźniej w ciągu miesiąca.
Jeśli Użytkownik jest gościem na wydarzeniu, Seatalia nie ma dla niego konta: administratorem jego danych jest organizator. Można do nas napisać, a przekażemy zgłoszenie dalej.
Jeśli Użytkownik uważa, że jego dane zostały przetworzone nieprawidłowo, może złożyć skargę do organu nadzorczego: [A PREENCHER: autoridade de controlo, por exemplo a CNPD em Portugal] (w Polsce: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych).
13. Brazylia: LGPD
Jeśli Użytkownik znajduje się w Brazylii, stosuje się także Lei Geral de Proteção de Dados (ustawa nr 13.709/2018, LGPD). Dane przetwarzamy na zasadach opisanych tutaj, a Użytkownik ma prawa wynikające z art. 18 LGPD: potwierdzenie przetwarzania, dostęp, poprawienie, anonimizację, zablokowanie lub usunięcie, przenoszenie, informację o tym, z kim udostępniamy dane, oraz odwołanie zgody.
Kontakt w tych sprawach to privacy@seatalia.com. Można też złożyć skargę do brazylijskiego organu ochrony danych, Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD).
14. Bezpieczeństwo
Chronimy dane za pomocą:
- szyfrowanego połączenia (TLS) w całym serwisie oraz szyfrowania w spoczynku na dysku i w kopiach zapasowych;
- odrębnego szyfrowania pole po polu dla notatek o dietach i notatek do reguł;
- logowania jednorazowym linkiem, bez hasła, które można ukraść. Link jest przechowywany wyłącznie w postaci skrótu (hash) i wygasa po 15 minutach;
- linków do udostępniania, strony QR i RSVP z losowymi kodami trudnymi do odgadnięcia;
- limitów żądań, które hamują nadużycia i próby wyświetlenia listy gości;
- ograniczonego dostępu wewnętrznego. Nie przeglądamy danych gości bez prośby Użytkownika, a gdy to robimy, zostaje po tym zapis.
15. Dzieci
Seatalia jest przeznaczona dla dorosłych, którzy organizują wydarzenia. Dane dzieci, które pojawiają się w planie (imię i wiek lub przedział wiekowy), wprowadza organizator, który za nie odpowiada. Nie prosimy dzieci o żadne dane.
16. Zmiany tej polityki
Jeśli w istotny sposób zmienimy tę politykę, powiadomimy o tym e-mailem i w serwisie, zanim zmiana wejdzie w życie. Data ostatniej aktualizacji znajduje się na górze tej strony.
17. Kontakt
Prywatność: privacy@seatalia.com. Pomoc: support@seatalia.com. Adres: [A PREENCHER: denominação social], [A PREENCHER: morada da sede] ([A PREENCHER: país da sede]).