1. Qui est le responsable du traitement
Seatalia (seatalia.com) est exploité par [A PREENCHER: denominação social], numéro d’identification fiscale [A PREENCHER: NIF], dont le siège est situé à [A PREENCHER: morada da sede] ([A PREENCHER: país da sede]). Nous sommes le responsable du traitement des données de votre compte, des paiements et de l’utilisation du site.
Pour toute question relative à la confidentialité, écrivez à privacy@seatalia.com. Pour l’assistance, écrivez à support@seatalia.com.
Lorsqu’un lieu, un traiteur, un wedding planner, une entreprise ou une association utilise Seatalia pour organiser un événement, ce client est le responsable du traitement des données des invités et nous sommes son sous-traitant. Cela est expliqué dans l’accord de traitement des données.
2. Votre rôle et le nôtre
Si vous utilisez Seatalia pour organiser un événement personnel ou familial, comme un mariage, un baptême ou une communion, vous traitez les données des invités à des fins exclusivement personnelles ou domestiques, et le RGPD ne s’applique pas à cette activité. Il s’applique à nous, qui fournissons les moyens, et c’est pourquoi nous traitons les données des invités avec les mêmes garanties de confidentialité.
Si vous utilisez Seatalia dans le cadre d’une activité professionnelle ou d’une organisation, c’est vous le responsable du traitement des données des invités : vous avez besoin d’une base légale pour les traiter, vous devez les informer et vous ne devez saisir que les données dont vous avez besoin.
3. Quelles données nous collectons et pourquoi
Nous collectons le minimum nécessaire. Nous ne collectons ni données de réseaux sociaux, ni données de localisation, ni contacts de votre téléphone.
| Catégorie | Données | Finalité |
|---|---|---|
| Compte | E-mail, nom (facultatif), langue, devise et votre choix concernant les e-mails de conseils. Avec la session, nous conservons aussi l’adresse IP et le navigateur | Créer le compte, se connecter sans mot de passe, protéger le compte et communiquer avec vous |
| Événements | Nom, type, date, lieu, langue et nombre approximatif d’invités | Établir le plan, calculer la suppression automatique et envoyer des rappels |
| Invités | Prénom, nom de famille (facultatif), foyer, groupe, adulte ou enfant, plat, étiquettes de régime ou d’allergie et une note facultative. E-mail et téléphone uniquement si vous les saisissez ou si l’invité les indique dans le RSVP | Placer les invités, générer les exports et les comptages pour le traiteur |
| Plan | Tables, salles, règles « ensemble » et « séparés » et notes privées des règles | Répartition automatique, alertes de conflits et exports |
| Paiements | Offre achetée, montant, devise, date et identifiant client chez Stripe. Les données de carte restent chez Stripe et ne passent jamais par nos serveurs | Donner accès aux fonctions payantes, émettre les factures et respecter les obligations fiscales |
| Page QR et RSVP | Compteurs quotidiens de visites et de recherches, sans identifier les invités | Vous montrer combien de fois la page a été ouverte et protéger le service contre les abus |
| Notifications et e-mails | Identifiant de l’appareil pour les notifications (uniquement si vous les activez), préférences et journal du type et du statut des e-mails envoyés, sans leur contenu | Envoyer des notifications et éviter d’envoyer deux fois le même message |
| Assistance et retours | Les messages que vous nous envoyez et la réponse à « pourquoi n’avez-vous pas acheté ? », si vous répondez | Vous répondre et améliorer le produit |
| Statistiques d’utilisation | Événements d’utilisation (par exemple, « événement créé ») et un identifiant aléatoire. Jamais de noms, d’e-mails, de plats ou de régimes. Tant que vous n’avez pas accepté, PostHog fonctionne uniquement en mémoire : il n’enregistre rien sur votre appareil et ne vous reconnaît pas d’une visite à l’autre | Comprendre ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas |
| Assistant IA (facultatif) | Ce que vous écrivez à l’assistant et un résumé anonyme du plan, avec des codes à la place des noms (sans e-mails, téléphones, âges ni notes privées). Nous ne conservons que le nombre de messages, les tokens et le coût, jamais les conversations | Aider à créer des tables et à répartir les invités, uniquement si vous l’activez |
| Lieu de l’événement (facultatif) | L’endroit que vous marquez sur la carte (coordonnées, nom et adresse) et le texte que vous saisissez dans la recherche d’adresse. La recherche et l’adresse d’un point passent par nos serveurs jusqu’à OpenStreetMap, sans votre compte, sans cookies et sans votre adresse IP, et nous ne conservons pas ce que vous recherchez. La carte de fond est demandée par votre navigateur à OpenFreeMap, qui reçoit votre adresse IP et la zone que vous consultez | Afficher l’endroit sur la carte et donner aux invités les liens pour se rendre à l’événement, uniquement si vous utilisez « Définir sur la carte » et choisissez de l’afficher |
4. Régimes et allergies
Les régimes et les allergies peuvent constituer des données de santé et, dans le cas des menus halal ou casher, peuvent révéler des convictions religieuses. Ce sont des données particulièrement protégées par l’article 9 du RGPD, et nous les traitons avec un soin supplémentaire.
Nous utilisons des étiquettes simples (par exemple, « sans gluten »). La note de régime est facultative et s’accompagne d’un avertissement. Il n’existe aucun champ de religion. Les notes de régime sont chiffrées champ par champ dans la base de données. Elles n’apparaissent jamais sur la page QR ni dans les statistiques. Elles n’arrivent au traiteur que si vous choisissez d’exporter les comptages.
Si vous êtes une entreprise ou un wedding planner, n’enregistrez ces données que si le traiteur en a besoin et informez les invités.
5. Bases légales
Nous traitons les données sur la base de :
- Exécution du contrat : tenir le compte, le plan et les achats.
- Obligation légale : conserver les factures et les registres fiscaux pendant la durée exigée par la loi.
- Intérêt légitime : sécurité, prévention des abus, limites de requêtes, compteurs anonymes de la page QR, statistiques produit sans cookies (PostHog en mémoire) et rappels liés à votre événement, comme l’alerte de suppression ou l’alerte QR.
- Consentement : statistiques avec identifiant enregistré sur votre appareil (Google Analytics et PostHog avec cookies), e-mails de conseils et de nouveautés, notifications dans le navigateur et, le cas échéant, les régimes et allergies que les invités indiquent eux-mêmes dans le RSVP. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, sans affecter ce qui a été fait auparavant.
- Consentement : l’assistant IA, qui ne reçoit des données du plan qu’après votre acceptation lors de la première utilisation ; vous pouvez retirer votre consentement à tout moment.
6. E-mails que nous envoyons
Les e-mails de compte et de paiement (lien de connexion, reçus, alertes de suppression) vous parviennent toujours. Les rappels liés à votre événement et la question unique « pourquoi n’avez-vous pas acheté ? » peuvent être désactivés dans votre compte ou via le lien présent dans l’e-mail.
Les e-mails de conseils et de nouveautés ne vous parviennent que si vous donnez votre consentement via une case décochée par défaut. Nous en envoyons au maximum un par semaine et vous pouvez vous désabonner en un clic. Les liens de connexion ne comportent aucun suivi des ouvertures ni des clics.
7. Combien de temps nous conservons les données
Nous ne conservons les données que le temps nécessaire :
- Événements avec date : nous supprimons les invités, les règles, les notes, les versions et la page QR 90 jours après la date de l’événement. Nous vous prévenons par e-mail 30 et 7 jours avant, avec un lien pour tout exporter. Seul un enregistrement minimal (événement, date et offre achetée) est conservé pour la facturation.
- Événements sans date : nous les supprimons au bout de 12 mois sans activité, après vous en avoir averti.
- Brouillons anonymes : ils restent uniquement dans votre navigateur. Rien n’est envoyé à nos serveurs tant que vous n’avez pas enregistré le plan avec votre e-mail.
- Page QR : par défaut, elle cesse de fonctionner 7 jours après l’événement. Vous pouvez la désactiver avant ou prolonger le délai jusqu’à 30 jours.
- Compte : jusqu’à ce que vous le supprimiez. En supprimant le compte, nous supprimons tout ce que vous avez créé, à l’exception des factures, qui sont conservées pendant la durée légale.
- Sessions : 30 jours par appareil, renouvelés à l’usage. Les liens de connexion sont valables 15 minutes et ne s’utilisent qu’une seule fois.
- Sauvegardes : 30 jours. Ce que vous supprimez disparaît aussi des sauvegardes au terme de ce délai.
8. Pages des invités (QR et RSVP)
La page « Trouvez votre place » n’affiche que le prénom et la table (et l’initiale du nom de famille, si l’organisateur l’active), après que l’invité a saisi au moins trois lettres de son nom, avec un maximum de cinq résultats. Elle n’affiche jamais de noms de famille complets, de plats, de régimes, de règles ni de notes, et ne liste jamais tous les invités.
Ces pages ne sont pas indexées par les moteurs de recherche, n’utilisent ni cookies de suivi ni publicité et ne chargent ni Google Analytics ni PostHog dans le navigateur de l’invité. Nous comptons les visites côté serveur, sans identifier personne. Des limites de requêtes empêchent que quelqu’un tente de lister les invités.
Sur la page de RSVP, l’invité peut indiquer son plat et ses allergies. Auparavant, nous lui expliquons à quoi servent ces informations et quand elles sont supprimées, et nous demandons son consentement.
11. Transferts hors de l’UE
L’hébergement et les sauvegardes sont situés dans l’UE. Certains sous-traitants, comme Google (notifications et statistiques, lorsqu’elles sont activées) et Stripe (paiements), peuvent traiter des données aux États-Unis ou dans d’autres pays hors de l’Espace économique européen. Dans ces cas, nous exigeons des garanties appropriées, notamment les clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne.
Si vous souhaitez une copie de ces garanties, écrivez à privacy@seatalia.com.
12. Vos droits
Vous disposez d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation du traitement, de portabilité et d’opposition, et vous pouvez retirer votre consentement à tout moment. Nous ne prenons pas de décisions produisant des effets juridiques fondées uniquement sur un traitement automatisé : la répartition automatique des places est un outil que vous contrôlez et dont vous pouvez annuler le résultat.
La plupart de ces démarches peuvent être effectuées par vous-même, à tout moment :
- Dans « Mon compte » : modifier le nom, la langue et la devise, et activer ou désactiver les e-mails de conseils.
- Dans l’éditeur, sous « Exporter » : télécharger gratuitement la liste des invités en CSV, avec toutes les offres (portabilité).
- Dans « Mes événements » : supprimer un événement, en un clic et une confirmation, avec effet immédiat.
- Dans « Mon compte » : supprimer le compte, ce qui supprime tout ce que vous avez créé (les factures sont conservées pendant la durée légale).
Pour toute autre demande, écrivez à privacy@seatalia.com. Nous répondons dans un délai maximal d’un mois.
Si vous êtes invité à un événement, Seatalia n’a pas de compte à votre nom : le responsable de vos données est l’organisateur. Vous pouvez nous écrire et nous transmettrons la demande.
Si vous estimez que vos données ont été mal traitées, vous pouvez introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle : [A PREENCHER: autoridade de controlo, por exemplo a CNPD em Portugal].
13. Brésil : LGPD
Si vous êtes au Brésil, la Loi générale de protection des données (loi n° 13.709/2018) s’applique également. Nous traitons les données dans les mêmes conditions que celles décrites ici, et vous disposez des droits de l’article 18 de la LGPD : confirmation du traitement, accès, correction, anonymisation, blocage ou élimination, portabilité, information sur les entités avec lesquelles nous partageons les données et révocation du consentement.
Le contact pour ces demandes est privacy@seatalia.com. Vous pouvez également déposer une réclamation auprès de l’Autorité nationale de protection des données (ANPD).
14. Sécurité
Nous protégeons les données grâce à :
- Une connexion chiffrée (TLS) sur tout le site et un chiffrement au repos sur le disque et dans les sauvegardes.
- Un chiffrement propre, champ par champ, pour les notes de régime et les notes des règles.
- Une connexion par lien d’accès à usage unique, sans mot de passe à voler. Le lien n’est conservé que sous forme de hash et expire au bout de 15 minutes.
- Des liens de partage, de page QR et de RSVP avec des codes aléatoires difficiles à deviner.
- Des limites de requêtes pour freiner les abus et les tentatives de lister les invités.
- Un accès interne limité. Nous ne consultons pas les données des invités sans demande de votre part et, lorsque nous le faisons, un journal est conservé.
15. Enfants
Seatalia s’adresse aux adultes qui organisent des événements. Les données d’enfants figurant dans un plan (nom et âge ou tranche d’âge) sont saisies par l’organisateur, qui en est responsable. Nous ne demandons pas de données aux enfants.
16. Modifications de cette politique
Si nous modifions cette politique de manière significative, nous vous prévenons par e-mail et sur le site avant l’entrée en vigueur de la modification. La date de dernière mise à jour figure en haut de cette page.
17. Contact
Confidentialité : privacy@seatalia.com. Assistance : support@seatalia.com. Adresse : [A PREENCHER: denominação social], [A PREENCHER: morada da sede] ([A PREENCHER: país da sede]).