1. Wer Verantwortlicher für die Verarbeitung ist
Seatalia (seatalia.com) wird betrieben von [A PREENCHER: denominação social], Steuernummer [A PREENCHER: NIF], mit Sitz in [A PREENCHER: morada da sede] ([A PREENCHER: país da sede]). Wir sind der Verantwortliche für die Verarbeitung der Daten Ihres Kontos, der Zahlungen und der Nutzung der Website.
Bei Fragen zum Datenschutz schreiben Sie an privacy@seatalia.com. Für Support: support@seatalia.com.
Wenn eine Location, ein Catering, eine Eventplanung, ein Unternehmen oder ein Verein Seatalia nutzt, um eine Veranstaltung zu organisieren, ist dieser Kunde der Verantwortliche für die Daten der Gäste und wir sind sein Auftragsverarbeiter. Das ist im Auftragsverarbeitungsvertrag geregelt.
2. Ihre Rolle und unsere
Wenn Sie Seatalia nutzen, um eine eigene oder familiäre Veranstaltung zu organisieren, etwa eine Hochzeit, eine Taufe oder eine Kommunion, verarbeiten Sie die Daten der Gäste ausschließlich zu persönlichen oder familiären Zwecken, und die DSGVO findet auf diese Tätigkeit keine Anwendung. Sie gilt für uns, da wir die Mittel bereitstellen, weshalb wir die Daten der Gäste mit denselben Datenschutzgarantien verarbeiten.
Wenn Sie Seatalia im Rahmen einer beruflichen Tätigkeit oder einer Organisation nutzen, sind Sie der Verantwortliche für die Daten der Gäste: Sie benötigen eine Rechtsgrundlage für deren Verarbeitung, müssen die Gäste informieren und dürfen nur die Daten erfassen, die Sie benötigen.
3. Welche Daten wir erheben und wofür
Wir erheben das Notwendigste. Wir erheben keine Daten aus sozialen Netzwerken, keine Standortdaten und keine Kontakte Ihres Telefons.
| Kategorie | Daten | Wofür |
|---|---|---|
| Konto | E-Mail-Adresse, Name (optional), Sprache, Währung und Ihre Wahl zu den E-Mails mit Tipps. Mit der Sitzung speichern wir außerdem die IP-Adresse und den Browser | Konto erstellen, Anmeldung ohne Passwort, Konto schützen und mit Ihnen kommunizieren |
| Veranstaltungen | Name, Art, Datum, Ort, Sprache und ungefähre Gästezahl | Plan erstellen, automatische Löschung berechnen und Erinnerungen senden |
| Gäste | Vorname, Nachname (optional), Haushalt, Gruppe, Erwachsener oder Kind, Gericht, Labels zu Ernährung oder Allergien und eine optionale Notiz. E-Mail-Adresse und Telefonnummer nur, wenn Sie diese eingeben oder der Gast sie bei der Zu- oder Absage angibt | Gäste setzen, Exporte und die Zahlen fürs Catering erstellen |
| Plan | Tische, Säle, die Regeln „zusammen“ und „getrennt“ sowie die privaten Notizen zu den Regeln | Automatische Verteilung, Hinweise auf Konflikte und Exporte |
| Zahlungen | Gekaufter Tarif, Betrag, Währung, Datum und Kundenkennung bei Stripe. Die Kartendaten verbleiben bei Stripe und gelangen nie auf unsere Server | Zugang zu den kostenpflichtigen Funktionen gewähren, Rechnungen ausstellen und steuerliche Pflichten erfüllen |
| QR-Seite und Zu- und Absagen | Tägliche Zähler für Aufrufe und Suchen, ohne Gäste zu identifizieren | Ihnen zeigen, wie oft die Seite geöffnet wurde, und den Dienst vor Missbrauch schützen |
| Benachrichtigungen und E-Mails | Gerätekennung für Hinweise (nur wenn Sie diese aktivieren), Einstellungen sowie ein Protokoll über Art und Status der gesendeten E-Mails, ohne deren Inhalt | Hinweise senden und vermeiden, dieselbe Nachricht zweimal zu senden |
| Support und Feedback | Die Nachrichten, die Sie uns senden, und die Antwort auf „Warum hast du nicht gekauft?“, falls Sie antworten | Ihnen antworten und das Produkt verbessern |
| Nutzungsstatistiken | Nutzungsereignisse (zum Beispiel „Event erstellt“) und eine zufällige Kennung. Nie Namen, E-Mail-Adressen, Gerichte oder Ernährungsangaben. Solange Sie nicht zustimmen, läuft PostHog nur im Arbeitsspeicher: Es speichert nichts auf Ihrem Gerät und erkennt Sie nicht von einem Besuch zum nächsten wieder | Verstehen, was funktioniert und was nicht |
| KI-Assistent (optional) | Was Sie dem Assistenten schreiben, und eine anonyme Zusammenfassung des Plans, mit Codes statt Namen (ohne E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Alter und private Notizen). Wir speichern nur die Anzahl der Nachrichten, die Token und die Kosten, nie die Unterhaltungen | Beim Anlegen von Tischen und beim Verteilen von Gästen helfen, nur wenn Sie ihn aktivieren |
| Ort des Events (optional) | Der Ort, den du auf der Karte markierst (Koordinaten, Name und Adresse), und der Text, den du in die Adresssuche eingibst. Die Suche und die Adresse eines Punkts laufen über unsere Server zu OpenStreetMap, ohne dein Konto, ohne Cookies und ohne deine IP-Adresse, und wir speichern nicht, was du suchst. Die Hintergrundkarte fragt dein Browser bei OpenFreeMap an, das deine IP-Adresse und den angezeigten Bereich erhält | Den Ort auf der Karte zeigen und Gästen die Links für die Anfahrt geben, nur wenn du „Auf der Karte festlegen“ nutzt und dich fürs Anzeigen entscheidest |
4. Ernährung und Allergien
Angaben zu Ernährung und Allergien können Gesundheitsdaten sein und bei Halal- oder Koscher-Menüs religiöse Überzeugungen offenbaren. Sie gehören zu den besonders geschützten Daten nach Art. 9 DSGVO, und wir behandeln sie mit besonderer Sorgfalt.
Wir verwenden einfache Labels (zum Beispiel „glutenfrei“). Der Ernährungshinweis ist optional und mit einem Warnhinweis versehen. Es gibt kein Feld für die Religion. Die Ernährungshinweise werden in der Datenbank feldweise verschlüsselt. Sie erscheinen nie auf der QR-Seite oder in den Statistiken. Sie gelangen nur dann zum Catering, wenn Sie sich entscheiden, die Zahlen zu exportieren.
Wenn Sie ein Unternehmen oder eine Eventplanung sind, erfassen Sie diese Daten nur, wenn das Catering sie benötigt, und informieren Sie die Gäste.
5. Rechtsgrundlagen
Wir verarbeiten die Daten auf folgender Grundlage:
- Vertragserfüllung: Konto, Plan und Käufe verwalten.
- Rechtliche Verpflichtung: Rechnungen und steuerliche Unterlagen für die gesetzlich vorgeschriebene Frist aufbewahren.
- Berechtigtes Interesse: Sicherheit, Missbrauchsprävention, Anfragelimits, anonyme Zähler der QR-Seite, Produktstatistiken ohne Cookies (PostHog im Arbeitsspeicher) und die mit Ihrer Veranstaltung verbundenen Erinnerungen, etwa der Löschhinweis oder der QR-Hinweis.
- Einwilligung: Statistiken mit einer auf Ihrem Gerät gespeicherten Kennung (Google Analytics und PostHog mit Cookies), E-Mails mit Tipps und Neuigkeiten, Benachrichtigungen im Browser und gegebenenfalls Ernährung und Allergien, die die Gäste selbst bei der Zu- oder Absage angeben. Sie können die Einwilligung jederzeit widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung berührt wird.
- Einwilligung: der KI-Assistent, der Daten des Plans erst erhält, nachdem Sie bei der ersten Nutzung zugestimmt haben. Sie können die Einwilligung jederzeit widerrufen.
6. E-Mails, die wir senden
E-Mails zu Konto und Zahlungen (Anmelde-Link, Belege, Löschhinweise) erhalten Sie immer. Die mit Ihrer Veranstaltung verbundenen Erinnerungen und die einmalige Frage „Warum hast du nicht gekauft?“ können in Ihrem Konto oder über den Link in der E-Mail selbst deaktiviert werden.
E-Mails mit Tipps und Neuigkeiten erhalten Sie nur mit Ihrer Einwilligung, über ein Kästchen, das standardmäßig nicht angekreuzt ist. Wir senden höchstens eine pro Woche, und Sie können sich mit einem Klick abmelden. Anmelde-Links enthalten kein Tracking von Öffnungen oder Klicks.
7. Wie lange wir die Daten speichern
Wir speichern die Daten nur so lange, wie es nötig ist:
- Veranstaltungen mit Datum: Wir löschen Gäste, Regeln, Notizen, Versionen und die QR-Seite 90 Tage nach dem Datum der Veranstaltung. Wir informieren Sie 30 und 7 Tage vorher per E-Mail, mit einem Link, um alles zu exportieren. Es bleibt nur ein minimaler Eintrag (Veranstaltung, Datum und gekaufter Tarif) für die Abrechnung.
- Veranstaltungen ohne Datum: Wir löschen sie nach 12 Monaten ohne Aktivität, nach vorheriger Benachrichtigung.
- Anonyme Entwürfe: Sie bleiben nur in Ihrem Browser. Nichts gelangt auf unsere Server, bis Sie den Plan mit Ihrer E-Mail-Adresse speichern.
- QR-Seite: Standardmäßig funktioniert sie 7 Tage nach der Veranstaltung nicht mehr. Sie können sie vorher deaktivieren oder die Frist auf bis zu 30 Tage verlängern.
- Konto: bis Sie es löschen. Beim Löschen des Kontos löschen wir alles, was Sie erstellt haben, mit Ausnahme der Rechnungen, die für die gesetzliche Frist aufbewahrt werden.
- Sitzungen: 30 Tage pro Gerät, bei Nutzung erneuert. Anmelde-Links gelten 15 Minuten und können nur einmal verwendet werden.
- Sicherungskopien: 30 Tage. Was Sie löschen, verschwindet nach Ablauf dieser Frist auch aus den Sicherungskopien.
8. Seiten für die Gäste (QR und Zu- und Absagen)
Die Seite „Finde deinen Platz“ zeigt nur den Vornamen und den Tisch (und den Anfangsbuchstaben des Nachnamens, wenn die organisierende Person dies aktiviert), nachdem der Gast mindestens drei Buchstaben des Namens eingegeben hat, mit höchstens fünf Ergebnissen. Sie zeigt nie vollständige Nachnamen, Gerichte, Ernährungsangaben, Regeln oder Notizen und listet nie alle Gäste auf.
Diese Seiten werden von Suchmaschinen nicht indexiert, verwenden keine Tracking-Cookies und keine Werbung und laden weder Google Analytics noch PostHog im Browser des Gastes. Wir zählen die Aufrufe auf dem Server, ohne jemanden zu identifizieren. Es gibt Anfragelimits, damit niemand versucht, die Gäste aufzulisten.
Auf der Seite für Zu- und Absagen kann der Gast Gericht und Allergien angeben. Davor erklären wir, wofür sie dienen und wann sie gelöscht werden, und holen die Einwilligung ein.
11. Übermittlungen außerhalb der EU
Hosting und Sicherungskopien befinden sich in der EU. Einige Unterauftragsverarbeiter, etwa Google (Hinweise und Statistiken, wenn aktiviert) und Stripe (Zahlungen), können Daten in den Vereinigten Staaten oder in anderen Ländern außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten. In diesen Fällen verlangen wir geeignete Garantien, insbesondere die von der Europäischen Kommission genehmigten Standardvertragsklauseln.
Wenn Sie eine Kopie dieser Garantien wünschen, schreiben Sie an privacy@seatalia.com.
12. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch und können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen. Wir treffen keine Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung, die ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhen: Die automatische Sitzverteilung ist ein Werkzeug, das Sie steuern und rückgängig machen können.
Das meiste können Sie jederzeit selbst erledigen:
- Unter „Mein Konto“: Name, Sprache und Währung ändern und die E-Mails mit Tipps ein- oder ausschalten.
- Im Editor unter „Exportieren“: die Gästeliste als CSV herunterladen, in jedem Tarif kostenlos (Datenübertragbarkeit).
- Unter „Meine Events“: eine Veranstaltung löschen, mit einem Klick und einer Bestätigung, mit sofortiger Wirkung.
- Unter „Mein Konto“: das Konto löschen, wodurch alles gelöscht wird, was Sie erstellt haben (Rechnungen werden für die gesetzliche Frist aufbewahrt).
Für jede andere Anfrage schreiben Sie an privacy@seatalia.com. Wir antworten innerhalb von höchstens einem Monat.
Wenn Sie Gast bei einer Veranstaltung sind, hat Seatalia kein Konto für Sie: Verantwortlich für Ihre Daten ist die organisierende Person. Sie können uns schreiben, dann leiten wir die Anfrage weiter.
Wenn Sie der Meinung sind, dass wir Ihre Daten unrechtmäßig verarbeitet haben, können Sie bei der Aufsichtsbehörde Beschwerde einreichen: [A PREENCHER: autoridade de controlo, por exemplo a CNPD em Portugal].
13. Brasilien: LGPD
Wenn Sie sich in Brasilien befinden, gilt zusätzlich das Allgemeine Datenschutzgesetz (Lei Geral de Proteção de Dados, Gesetz Nr. 13.709/2018). Wir verarbeiten die Daten unter den hier beschriebenen Bedingungen, und Sie haben die Rechte nach Art. 18 LGPD: Bestätigung der Verarbeitung, Zugang, Berichtigung, Anonymisierung, Sperrung oder Löschung, Datenübertragbarkeit, Auskunft darüber, mit wem wir Daten teilen, und Widerruf der Einwilligung.
Kontakt für diese Anfragen ist privacy@seatalia.com. Sie können sich auch bei der nationalen Datenschutzbehörde (Autoridade Nacional de Proteção de Dados, ANPD) beschweren.
14. Sicherheit
Wir schützen die Daten durch:
- Verschlüsselte Verbindung (TLS) auf der gesamten Website und Verschlüsselung im Ruhezustand auf der Festplatte und in den Sicherungskopien.
- Eigene feldweise Verschlüsselung für die Ernährungshinweise und die Notizen zu den Regeln.
- Anmeldung über einen einmal verwendbaren Anmelde-Link, ohne Passwort, das gestohlen werden könnte. Der Link wird nur als Hash gespeichert und läuft nach 15 Minuten ab.
- Links zum Teilen, zur QR-Seite und zu den Zu- und Absagen mit zufälligen, schwer zu erratenden Codes.
- Anfragelimits gegen Missbrauch und Versuche, Gäste aufzulisten.
- Begrenzter interner Zugriff. Wir sehen die Daten der Gäste nicht ein, ohne dass Sie uns darum bitten, und wenn wir es tun, wird dies protokolliert.
15. Kinder
Seatalia richtet sich an Erwachsene, die Veranstaltungen organisieren. Die Daten von Kindern, die in einem Plan erscheinen (Name und Alter oder Altersgruppe), werden von der organisierenden Person eingegeben, die dafür verantwortlich ist. Wir erheben keine Daten von Kindern.
16. Änderungen dieser Erklärung
Wenn wir diese Erklärung wesentlich ändern, informieren wir Sie per E-Mail und auf der Website, bevor die Änderung in Kraft tritt. Das Datum der letzten Aktualisierung steht oben auf dieser Seite.
17. Kontakt
Datenschutz: privacy@seatalia.com. Support: support@seatalia.com. Anschrift: [A PREENCHER: denominação social], [A PREENCHER: morada da sede] ([A PREENCHER: país da sede]).